公立博物館現行公務機關體制下,負責績效評估的業務,主要有人事單位的年度績效考評的作業,一般分為「季評」(一年分四次)及「單位自評及複評」的作業方式,作為博物館各單位年度的考績評比依據;另外秘書室所屬的研考業務,主要是以「教育部所屬各機關施政計畫管制暨評核作業要點」及「行政院所屬各機關施政計畫評核要點」辦理年度施政計畫的考評,依其作業要點分三級(行政院、部會及自行列管)辦理定期檢討、實地查證及年終評核作業,並配合獎懲措施(分甲、乙、丙、丁四等標準)作為評核作業相關配套、執行的工具。
上述評估作業主要仍是以「量化」指標做為績效評估的依據,前述方力行所提博物館評鑑處經濟效益外,許多無法量化的文化、學術上的效益,如何評估呢?關於這一方面,現行的評估作業方式恐怕只能就有限的數字如門票收入、場地租介收入、觀眾參觀人次等作比較,但對於博物館的任務、宗旨(mission
statement)的部分,就必須靠質化的研究及長期的追蹤才能看出營運績效的變化了。
二.績效管理提供個人與博物館組織的連結
國內目前除了少數國營事業外,一般行政機關難以使用「成本利益分析」來衡量績效,而必須倚重效能分析。因此行政機關的「目標設定」就顯得非常重要,組織目標設定之後,必須透過管理或控制的程序與方法才能完成目標之實現,意即形成「目標管理」的概念。管理學者認為一套完整的目標管理過程必然包含目標設定、參與、回饋三個要素(Rodgers&Hunter,1992:Tosi&Carrol;許道然,1998)來做為績效管理的重要流程。
傳統的目標管理因較注重個別目標的設定與評估,而忽略了團體努力的和協同合作的重要性,因此有不少學者主張以團體的目標設定來取代個別目標的設定,以團體的績效評估取代個別的績效評估,這樣的看法促成了「協力式目標管理」的出現(French
& Bell,1995),因此九O年代的「績效管理」可以說是目標管理的修正版。Fowler發現績效管理較目標管理更重視組織整體價值和質化的績效指標;績效管理強調由高級管理團隊主導以取代人事專家的角色(吳瓊恩,2005:147)。換言之,績效管理和目標管理雖然在使用的術語方面各異其趣但因為績效管理與目標管理的缺失做了一些修正,所以在基本精神上仍有共通之處。
目標管理開啟了公部門績效評鑑的新途徑,即個人或機關單位所設定的目標可作為績效評鑑的標的,另一方面績效評鑑也可視為對組織目標的考核。目標管理的主要作用在於將個人的目標和組織目標相結合;而績效評鑑的主要作用在於提昇組織的生產力,兩者的共同目標是為促進組織績效。目標管理從最早的管理哲學漸漸落實為績效評鑑的制度,在整合組織目標與個人目標,並發展為長期規劃的工具,相信能為公立博物館創造個人與組織雙贏的成果。
三.績效管理的運用-以史前館為例
以史前館參與行政院94年度行政院服務品質獎為例,92年度評比為「乙等」、93年獲得教育部獲頒「最佳進步獎」,94年度被教育部推薦參加行政院評比,在行政院所屬機構一千五百多個參賽機構中脫贏而出,獲得行政院服務品質獎「整體獎」的殊榮,其中得獎最大的關鍵就是我們將組織目標與遠景做了非常具體的描繪,透過「目標管理」我們將推動爭取服務品質獎列為「標竿管理」的試金石,除了觀摩國內已得獎機關外,我們還安排相關專業人士到館講習,來直接提升服務的效率與品質。
94年我們拿到全國公立博物館第一個ISO服務品質的認證,讓我們對顧客導向的服務品質有了具體的績效管理機制產生,尤其過程中我們對現行觀眾到館參觀的服務內容做了「流程再造」的工程,其理念是要讓民眾從進門開始,就能感受到有如飯店業般有五星級的熱忱服務,為此我們特別創設了大廳服務員來主動提供民眾到館參觀的服務,讓民眾對優質博物館的服務體驗,有全新的感受(張家銘,2005)。在這些績效管理工具運用的過程中,我們將個人的目標、生涯發展與博物館的組織目標及組織變革目的做適當的連結,開創了個人與博物館雙贏的策略。
四.小結:博物館評鑑與競爭力有密切的關連
目前博物館法草案中,提到博物館評鑑制度,有「中央主管機關得設博物館評鑑委員會,定期評量全國立案之博物館對其採集、培育、調查、研究、典藏、保存、展示、教育、營運、服務等工作,予以獎勵或令其檢討改進」,說明中並提出評鑑委員會成立的專責職權。
國內公私立博物館中各館的本位特色、規模大小與資源多寡均不相同,評鑑手段用一平均值的觀點做衡量,公平度與可信度是值得商榷。以評鑑制度作為獎勵手段,如以每年參觀人數多寡、平均每年辦幾次展覽或幾次活動,回歸數據及量化的裁定,以實際收入效益作為評量標準,擁有政府預算補助的公立博物館的效能絕對佔有優勢,私立博物館的競爭力就遠遠不及。
廖輝英館長建議對於未來,經過研究並提出完善的規劃,博物館應建立分級與評鑑認證,同時擬定之後的輔導與協助計畫,她認為博物館事業的進步是需要經過篩選與取擇,要提升博物館的專業水準,更是需要長期的耕耘與培養(廖輝英,2004:210)。94年教育部委託東吳大學劉維公教授進行「全國文化消費調查」的研究調查,其中關於公立博物館的「知名度」及「滿意度」等部份,透過此項研究調查已慢慢建立了對公立博物館評鑑相關分析資料的基礎,而後配合社教機構評鑑的推動,於95年四月份教育部繼續委託東吳大學進行「公立社教機構評鑑指標」的訪談研究,這些相關的研究與訪談的所彙整的初步結論,相信是未來辦理社教機構評鑑的重要參考基礎,此也預告了博物館未來的競爭力與博物館的評鑑勢必有了更密切的關聯。